Cinco recomendaciones para la gestión de comunicación interna 2.0

Close up of a social media business plan with pen and calculator

 

Sandra concluye su presentación al Comité de Dirección con la sensación de haber ganado la batalla. No obstante han de pasar unos segundos eternos hasta que el Presidente confirma su victoria: <<enhorabuena, adelante>>. Agotada, se sienta con un suspiro de satisfacción: han dado luz verde a su proyecto de comunicación interna 2.0.

No ha sido fácil. Un directivo ha mostrado su temor a la participación de los colaboradores. <<¿Cualquier empleado puede participar y opinar?>>, <<¿cómo controlas lo que ahí se dice?>>.Otro ha puesto en duda la veracidad de los contenidos publicados. <<¿Quién me dice que la información es correcta?>>, y un tercero ha cuestionado la utilidad de las herramientas, <<¿muy bonito esto de los blogs y los foros, pero qué aportan al negocio>>.

Pero durante días Sandra ha preparado litros de café dando respuesta a todas las preguntas posibles, y también a las imposibles. Además, le hablaron de un blog, Relatos Corporativos, en el que ha encontrado las claves para gestionar su nuevo modelo de comunicación interna:

1ª El modelo 2.0 es una evolución, no una revolución. La Intranet va a seguir siendo la puerta de entrada a los servicios y contenidos del empleado (la propia Intranet irá evolucionando hacia un entorno más participativo), y las nuevas herramientas 2.0 potenciarán y facilitarán sinergias con los canales de comunicación interna ya existentes, como la revista o los encuentros presenciales.

2ª Siempre existirá la información oficial de la compañía. Sandra deja claro al Comité que la información oficial de la compañía no desaparece, al contrario, seguirá siendo el pilar esencial de la comunicación interna. Y uno de sus grandes retos a partir de ahora consistirá en garantizar coherencia entre la información oficial y la información oficiosa que se genere en los espacios de participación.

3ª Contenidos alineados con el negocio. Las nuevas herramientas 2.0, una Wiki, una red de blogs, un foro e incluso un red social interna, han de estar orientadas a las necesidades del negocio. Por eso es importante definir previamente una política de contenidos que cubra los objetivos del plan estratégico, y que avance en palancas del mismo, ya sea la innovación, la orientación al cliente, el desarrollo de servicios, la eficiencia en los procesos o reforzar el compromiso de los empleados.

4ª Política de participación. El primer paso para gestionar la participación es la identificación del usuario. Aquí Sandra encuentra un insólito aliado, el responsable de seguridad: <<¿el empleado está registrado con su usuario y contraseña?, ah!, entonces es como enviar un correo electrónico>>. Exacto, ni más,  ni menos. En segundo lugar, el equipo de comunicación interna supervisará la publicación y moderación de los contenidos, tanto para velar por la coherencia de los mismos como para impulsar y orientar la conversación hacia temas estratégicos.

5ª Incentivar la participación. La participación genera valor, facilita identificar talento en la organización y democratiza el conocimiento. Pero Sandra sabe que lograr la participación es el gran reto de cualquier equipo de comunicación interna. Se consigue de dos maneras. La primera, aportando valor al cliente interno, que éste vea la utilidad. La segunda, construyendo una verdadera cultura digital de la mano de recursos humanos, con planes de formación específicos y acciones de promoción (ver relatoCinco claves para enfocar un modelo de comunicación interna 2.0). Por lo demás, en el debate sobre la participación y la calidad del contenido, Sandra ha contado con un nuevo aliado, el director de la oficina en Argentina: <<Che, cuando canto sólo en la ducha, suena fatal, pero si voy al estadio y cantamos todos, es una melodía>>.

El éxito del plan de Sandra dependerá del impacto positivo que tenga en el negocio y, sobre todo, de la capacidad de reflejarlo en indicadores concretos.

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